Personeeldossier

19-07-2016

Elke werkgever behoort van elke werknemer een personeelsdossier bij te houden. Echter is het wel zo dat niet alle gegevens opgeslagen mogen worden en bepaalde gegevens slechts een aantal jaar bewaren mogen worden. Maar hoe zit dat nu precies?

Als werkgever bent u verplicht om veel persoonsgegevens van je werknemers te verwerken. Er dienen gegevens te worden opgeslagen voor loonbetalingen, maar ook het opbouw van het personeelsdossier is belangrijk om bijvoorbeeld een ontslagprocedure te starten. Aan de verwerking van persoonsgegeven zitten voorwaarden, welke door het College Bescherming Persoonsgegevens (hierna: CBP) zijn vastgelegd.

Allereerst mogen werkgevers alleen een personeelsdossier aanleggen als dat noodzakelijk is om een arbeidsovereenkomst of een aanstelling als ambtenaar uit te voeren. Er moet tegelijkertijd rekening gehouden worden met de privacy van de werknemers.

Het is het CBP zelfs toegestaan om boetes uit te delen aan organisaties die niet zorgvuldig om gaan met de gegevens en privacy van hun personeel. Een werknemer kan een klacht hierover indienen bij het CBP, welke vervolgens onderzoek zullen doen naar de situatie.

Voorwaarden aanleg personeelsdossier
De volgende voorwaarden zijn gesteld aan het aanleggen van een personeelsdossier:

  • De gegevens in het dossier dienen juist en nauwkeurig te worden vastgelegd;
  • De gegevens in het dossier moeten ter zake doen en er mogen niet meer dan nodige gegevens in het dossier worden vastgelegd;
  • De werkgever moet zijn werknemer informeren over waarom zij hun gegevens verzamelen;
  • De gegevens dienen beveiligd te worden, tegen bijvoorbeeld onbevoegden;
  • Er geldt een maximum bewaartermijn voor de gegevens; en
  • Er moet een mogelijkheid zijn voor de werknemer om zijn gegevens in te zien en waar nodig te laten corrigeren.

Zoals eerder aangegeven moeten de gegevens functie hebben tot de noodzakelijke uitvoer van een arbeidsovereenkomst of een aanstelling als ambtenaar. Men kan denken aan de volgende gegevens die wel in het dossier opgenomen mogen worden:

  • Klachten;
  • Waarschuwingen;
  • Verzuimfrequentie;
  • Kopie identiteitsbewijs;
  • Burgerservicenummer; en
  • Werkaantekeningen van de leidinggevende.

Het is mogelijk om functionerings- en beoordelingsverslagen op te nemen in het personeelsdossier. Echter is het ook toegestaan om de genoemde verslagen te laten bewaren door de direct leidinggevende.

Er zijn ook bepaalde stukken die absoluut niet in een personeelsdossier mogen worden bewaard, opdat zij in strijd zijn met het doel van een personeelsdossier. Men kan dan denken aan de volgende stukken:

  • Medische gegevens;
  • Cijfermatige gegevens over ziekte en zwangerschap;
  • Gevoelige gegevens omtrent sociale omstandigheden, zoals contacten met justitie;
  • Godsdienst en levensovertuiging;
  • Politieke gezindheid;
  • Ras en seksuele geaardheid.

Het is niet verboden voor werkgever om deze gegevens te weten en kan soms een toevoeging zijn om de arbeidsrelatie, maar deze gegevens mogen niet worden opgenomen in het personeelsdossier van werknemer.

Bewaartermijn

Werkgever is verplicht om de persoonlijke gegevens van zijn werknemers te bewaren. Er geldt voor de salaris- en fiscale gegevens een bewaarplicht van zeven jaar. Loonbelastingverklaring en identiteitsbewijs mag werkgever maximaal 5 jaar bewaren na einde dienstverband. Hieronder treft u een overzicht van de verschillende bewaartermijnen.

Maximaal één jaar na dienstverband
Alle gegevens met betrekking tot de sollicitatie, zoals de sollicitatiebrief, een getuigschrift, bewijs van goed gedrag en referenties, mogen maximaal één jaar na het einde van het dienstverband bewaard worden.

Maximaal twee jaar na dienstverband
De algemene arbeidsgegevens, zoals de arbeidsovereenkomst en de daarbij behorende wijzigingen, correspondentie over benoeming, promotie en ontslag, mogen maximaal twee jaar na dienstverband bewaard worden door de werkgever.

Indien er wettelijk geen bewaartermijn is vastgelegd, wordt de regel aangehouden dat het bewaartermijn maximaal twee jaar. Dit geldt dus als een standaardregel.

Minimaal vijf jaar na dienstverband
Er wordt een termijn van maximaal vijf jaar gehanteerd voor kopieën van identiteitsbewijzen, bijlagen studenten- en scholierenregeling en loonbelastingverklaringen. Het maakt daarbij niet uit hoe oud de documenten zijn, deze dienen minimaal vijf jaar na dienstverband bewaard te worden.

 

Minimaal zeven jaar na dienstverband
Afspraken met betrekking tot salaris, aanvullende arbeidsafspraken en voorwaarden over samenleving of partnerschap, dienen minimaal zeven jaar na einde dienstverband bewaard te worden door de werkgever.

Archivering

Een werkgever is verplicht een personeelsdossier aan te leggen en deze correct te archiveren. Hieronder volgt een overzicht welke gegevens er speciaal verwerkt dienen te worden.

Stukken met betrekking tot Bewijs van goed gedrag, Rapport psychologisch onderzoek, loonbeslagen en ziektegegevens dienen in een gesloten enveloppe in het dossier bewaard te worden. Deze specifieke gegevens zijn zeer persoonsgevoelig en dienen daarom met extra voorzichtigheid behandeld te worden.

Verder is het wenselijk om een stamkaart te maken waarop een samenvatting wordt gegeven van de loon- en persoonsgegevens van werknemer. Op deze kaart staan gegevens zoals naam, geboortedatum, adresgegeven, datum indiensttreding en contractverlengingen of –wijzigingen.

Wet werk en zekerheid

Met de invoering van de Wet werk en zekerheid per 1 juli 2015 is het personeelsdossier nog belangrijker geworden. Het is voor leidinggevenden van belang om een gestructureerd en compleet personeelsdossier aan te legen.

Indien er nu sprake is van een onduidelijke situatie met betrekking tot het personeelsdossier, zal de kantonrechter sneller over gaan tot de ontbinding van de arbeidsovereenkomst. Bij de ontbinding zal de kantonrechter dan eerder een hogere transitievergoeding opleggen dan voorheen bij de ontslagvergoeding. Het personeelsdossier wordt vooral op de volgende punten kritisch door de rechter bekeken:

  • Getekende arbeidsovereenkomst;
  • Duidelijke functieomschrijving;
  • Afspraken over het volgen van een opleiding;
  • Verslagen van jaarlijkse functionerings- en beoordelingsgesprekken;
  • Alle correspondentie met werknemer; en
  • Verslagen met betrekking tot een verbetertraject.

Het is als werkgever zijnde dus van belang om je personeelsdossiers goed op orde te hebben. Er dient specifiek gekeken te worden naar de stukken die in het dossier zijn opgenomen, de bewaartermijnen en zelfs de manier van bewaren. Indien werkgever het personeelsdossier niet op orde heeft tijdens een gerechtelijke procedure, kan de rechter een uitspraak doen in het voordeel van de werknemer. Het is als werknemer zijnde ook mogelijk om bij het CBP melding te doen van onjuiste behandeling persoonsgegevens door de werkgever, waarna het CBP zelfs een boete aan de werkgever kan opleggen.

Heeft u vragen over uw personeelsdossiers of heeft u behoefte aan ondersteuning bij de documentatie van uw personeelsdossiers? Neemt u dan vrijblijvend contact met ons op voor vrijblijvend advies.

Leuk? Deel het!